Образец книги регистрации трудовых книжек

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  1. доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.
  2. для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

  1. основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
  2. выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  3. выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Разберемся, как завести журнал учета трудовых книжек (образец скачать можно ниже) и какие требования к нему у проверяющих. Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал.

Его форма утверждена . Обязанность работодателя иметь такой журнал прописана в .

Её можно приобрести в магазинах либо бесплатно скачать на нашем сайте, распечатать и пользоваться. Первым делом надо подписать книгу. Достаточно будет указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Книга учета движения трудовых книжек

На обложке:

  1. полное наименование организации;
  2. дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Важно помнить о требованиях к книге учета. Она должна быть в твердом переплете и прошнурована. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя.
Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников. Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3.

В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии) Шаг 5.

Книга учета движения трудовых книжек

Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».

Вкладыши: что это такое? Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы.

Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

Вкладыш без трудовой не действителен, а подшивается между обложкой и последней страницей.

Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения

Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225.

Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей и вкладышей в них. Образец журнала учета трудовых книжек Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.

Практическая ситуация Отвечает Наталья Уланова, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело» Мы опросили кадровиков, какие негласные правила соблюдают при работе с трудовыми книжками. Все советы мы проверили и выбрали те, которые действительно упростят рутинную работу, спасут от неприятных ситуаций.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Для этого необходима книга учета движения трудовых книжек.

Об особенностях ее заполнения пойдет речь в данной статье.

Учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях обычно ведет отдел кадров. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена книга учета трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним.
Это журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников.

Туда же заносится информация о получении ТК на руки при увольнении.

Форма определена . Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

Образец журнала учета трудовых книжек

Подобная регистрация необходима в компаниях любого статуса. Заполняют журнал по определенным законодательством правилам, исключающим произвольную форму.

В производственном выпуске книга состоит из множества страниц, каждая разделена на графы, а формат прошел через утверждение Минтрудом РФ.

Для бланка строгой отчетности выделяют место в бухгалтерском сейфе, так как это работа материально ответственных финансистов, на которых возложена обязанность проведения данной процедуры.

Руководитель назначает любого сотрудника из штата бухгалтерии, в должностной инструкции прописывают данную обязанность.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

Естественно, что передача для , к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек.

Хотя на небольших по численности предприятиях начальством может быть назначено любое должностное лицо в приказном порядке для ведения журнала, будь то ответственный за кадровую службу, секретарь или экономист.
Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек.

Журнал учета трудовых книжек

Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями.

Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения.

Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении.