Книга регистрации приказов скачать

Журнал регистрации приказов по личному составу

(ГОСТ 31282-2004) Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку (без этого журнал не считается опломбированным).

Приказы по личному составу — это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения — 75 лет. К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы: О приеме работника (работников) на работу О прекращении действия трудового договора с работником (работниками) О переводе работника (работников) на другую работу О совмещении должностей / профессий об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора); О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную) О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения.

Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:№ приказа и дата его утверждения;Суть приказа (его содержание);ФИО того, кто подписывал документ;ФИО того, кто является исполнителем;Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Журнал регистрации приказов

Мы разработали такой вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп. Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом: Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу «вид/группа приказов» — указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению. Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.

Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например,

«ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ»

, «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др.

Журнал регистрации приказов

Номер может включать как буквенные обозначение, так и цифровые, возможны различные их сочетания. Буквенные обозначения могут зависеть от типа приказа или отражать принадлежность к определенному подразделению.

Буквенные обозначение очень удобны прежде всего тем, что позволяю быстро найти нужны документ. Например, буква «О» может означать, что приказ составлен при отправлении работника в . «В» проставляется на , об объявлении выговора, «КМ» — и т.д. Разработка и ведение журнала регистрации приказов может быть возложена на работника кадровой службы или делопроизводителя (секретаря, офис-менеджера).

Бланк журнала может содержать следующие графы:

  1. Регистрационный номер приказа;
  2. Лицо, являющееся исполнителем;
  3. Место, куда передается документ;
  4. Отметка об исполнении и направлении в дело.
  5. Подпись ответственного лица в получении приказа;
  6. Краткое содержание документа;
  7. Дата его оформления;
  8. Перечень лиц для ознакомления;
  9. Лицо, подписывающее и утверждающее распоряжение;

Примерный образец журнала представлен для скачивания ниже.

Образец книги приказов

С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  1. локальных актов;
  2. ответственных лиц;
  3. проведения ревизий;
  4. рабочего режима.
  5. аттестационных комиссий;
  6. штатного расписания;

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель.

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Тем не менее, действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Таким образом, правила заполнения и форму журнала целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, также как и корпоративный образец приказа по личному составу. Разберемся также с вопросом: «Приказы по личному составу — это какие приказы?». Ими являются все бумаги, которые регулируют трудовые правоотношения между сотрудником и компанией: прием, увольнение, перевод работника, дисциплинарные взыскания, всех виды отпусков, служебные командировких.
Распространенные примеры приказов по личному составу мы приводили, например, в статьях и .

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

В соответствии с разд.

2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться. Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале .

Образец книги приказов по основной деятельности

Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

    Хозяйственную сферу. Планирование. Порядок отчетности.

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы: титульный лист; раздел с перечнем ответственных за его ведение; главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.

Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.