Кадровое делопроизводство папка с номативной документацией

Кадровое делопроизводство папка с номативной документацией

Документооборот. Требования к оформлению документации

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат. Выделяют три вида документопотока:

  1. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
  2. исходящий (направленный из организации);
  3. входящий (поступающий в организацию);

Работа с документами в организации делится на этапы.

Они следующие: для входящих

  1. прием и первичная обработка
  2. регистрация
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов
  5. предварительное рассмотрение делопроизводителем
  6. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение

для исходящих

  1. отправка
  2. регистрация
  3. разработка, оформление

для внутренних

  1. регистрация
  2. контроль исполнения
  3. обработка, исполнение, подготовка ответов
  4. разработка, оформление

для всех

  1. учет и анализ объемов документооборота.

Организация кадрового делопроизводства с нуля

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред.

от 19.05.2008). • Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

• Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003). Кроме того, полезной окажется книга Я.Е.

Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Обратите внимание Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.

При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2). Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы»

.

Ведение кадрового учета

При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов.

Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Кадровое делопроизводство: персональная документация

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами и государственными стандартами. . Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.

Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

В частности, это могут быть:

  1. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  2. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  3. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  4. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  5. положение о персонале;
  6. коллективный договор.
  7. альбом форм документов по учету кадров;

Все эти документы также действуют до замены новыми.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)).
ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения.

Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск. Зачем кадровикам номенклатура дел? В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Кадровое делопроизводство в организации или на предприятии — ведение учета кадров и документооборот

Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

  1. правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
  2. общие требования, которые утверждаются приказом министерств.
  3. государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
  4. федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала.